Asianajajaliiton tiedotteita ja lausuntoja
Lausunto hallintotuomioistuinten asiakirjahallinnan, raportoinnin ja sähköisen asioinnin kehittämisestä
Dnro 10/2010
Lausuntopyyntönne 1/32/2008, 11.2.2010
ASIAKIRJAHALLINNAN, RAPORTOINNIN JA SÄHKÖISEN ASIOINNIN KEHITTÄMINEN HALLINTOTUOMIOISTUIMISSA, MIETINTÖLUONNOS
Suomen Asianajajaliitto toteaa lausuntonaan seuraavaa:
Mietintöluonnoksen käsittelemät kehityssuunnitelmat koskevat pääosin viranomaisten sisäisten toimintatapojen muuttamista ja tehostamista siirtymällä asioiden sähköiseen käsittelyyn. Esitysten yksityiskohtainen käsittely ei näiltä osin ole Suomen Asianajajaliiton kannalta tarkoituksenmukaista.
Mietinnössä esitetty tavoite, että asiakirjahallinnan tulee perustua yhteiseen diaarikaavaan ja koskea lainkäyttöasiaa koko elinkaarensa ajan sen kaikissa käsittelyvaiheessa, on hyvä. Sähköinen asianhallinta tehostaa viranomaisten sisäistä asiakirjoihin pääsyä ja lyhentää asiakirjojen siirtämiseen sekä päätöksentekijöiden kesken kierrättämiseen tarvittavaa aikaa. Sähköinen asianhallinta helpottaa myös asianosaisen mahdollisuuksia saada tietoja asiansa käsittelyvaiheesta sekä tietoa asiaan kertyneistä asiakirjoista.
Suomen Asianajajaliitto kiinnittää sähköisen asioinnin kehittäjien huomiota erityisesti siihen, että asianosaisilla ja heidän asiamiehillään on oltava mahdollisuus saada tieto järjestelmässä olevista dokumenteista sekä mahdollisuus toimittaa viranomaisten järjestelmiin omat asiakirjansa liitteineen sähköisessä muodossa.
Järjestelmästä on kehitettävä sellainen, että asianosaisetkin voivat työskennellä käyttäen sähköistä asianhallintajärjestelmää. Dokumentit tulee siis saada asianosaisten käyttöön sähköisessä muodossa tallennettavaksi ja työstettäväksi asianosaisten tai heidän asiamiestensä omissa tietojärjestelmissä.
Kansalaisilta ei voine kuitenkaan vielä lähivuosina edellyttää asioidensa hoitamista vain sähköisessä järjestelmässä. Paperitulosteiden saaminen asiakirjoista kohtuullisella hinnalla on oltava mahdollista.
Erityisiä haasteita asianhallintajärjestelmälle aiheuttanee asiointitili eli asianosaisten ja heidän asiamiestensä pääsy sähköisessä asianhallintajärjestelmässä oleviin dokumentteihin. Käyttöoikeuksien jakamiseen ja viranomaisen ulkopuolelta järjestelmään tulevien tunnistamiseen tulee löytää toimiva ratkaisu.
Yksittäisen kansalaisen hoitaessa omaa asiaansa lienee henkilön tunnistaminen esimerkiksi pankkitunnuksin riittävä tapa.
Asiamiesten ja yhteisöjen osalta henkilön tunnistaminen ei riitä. Järjestelmään tulee päästä kirjautumaan myös organisaationa siten, että esimerkiksi asianajotoimiston kaikkien toimistossa asiaa hoitavien henkilöiden pitää päästä järjestelmään ja saada sama näkymä asian käsittelytietoihin. Asiamies tarvitsee kertakirjautumisella pääsyn kaikkiin hoitamiinsa asioihin.
Aidosti sähköisen asiankäsittelyjärjestelmän toimivuuden kannalta on olennaista, että myös asianosaisilla on mahdollisuus toimia sähköisesti. Hallinto- ja lainkäyttöasioiden koko ketju asian vireillepanosta alkaen tulee olla mahdollista hoitaa sähköisesti. Pelkkä paperilta kuvatiedostoksi skannattu tai pdf-tiedostoksi tulostettu tekstinkäsittelydokumentti on epätäydellinen lähtökohta sähköiseen asianhallintaan.
Sähköiseen asianhallintaan siirryttäessä ei tule tyytyä osittaiseen uudistukseen siirtämällä vain osa aineistosta sähköiseen muotoon. Järjestelmän tehokkuushyödyt menetetään, jos osa vain ”keskeinen asiakirja-aineisto” on sähköisessä muodossa ja sen lisäksi on paperidokumentteja.
Asiakirjojen löytymisen ja lajittelun onnistumiseksi on tärkeää, että jutun asiakirjojen nimeämiseen ja löytämiseen kehitetään yhtenäinen ja nopeasti toimiva järjestelmä. Asiakirjojen tulee pääosin olla sellaisessa muodossa, että niihin voi kohdistaa hakuja.
Asianosaisten ja heidän asiamiestensä on voitava työstää sähköiset dokumentit omissa järjestelmissään. Tämä edellyttänee sitä, että viranomaisissa laaditaan dokumenttipohjia tai lomakkeita erilaisten asioiden vireillepanoa varten ja kirjelmien laatimiseksi. Asiakirjoja laativa asianosainen tai tämän asiamies ei voi tehdä työtään web-lomakkeita täyttämällä. Järjestelmään on voitava liittää sen ulkopuolella tekstinkäsittelyohjelmalla tai muutoin tuotettua aineistoa.
Dokumenttien rakenteiden yhtenäistäminen ja lomakkeiden laatiminen on toteutettava siten, että asianosaisille sekä asioita ratkaiseville viranomaisille on jätettävä riittävästi liikkumavaraa standardiasiasta poikkeavien asiakirjojen laatimiseen. Tietotekniset rajoitukset eivät saa hankaloittaa oikean ja joskus tavanomaisesta poikkeavan ratkaisun tekemistä. Asiakirjastandardeja laadittaessa on otettava huomioon elämän ja lainkäyttöasioiden monimuotoisuus.
Asianhallintajärjestelmässä on varauduttava myös asioiden suulliseen käsittelyyn. Asianosaiset tarvitsevat istuntokäsittelyssä yhteyden jutun asiakirjoihin. Ratkaistavana olevan asian asiakirja-aineistoa on voitava esittää ja tiettyjä kohtia nostaa esiin käsittelyn aikana.
Tilastotiedon keräämisessä on huolellisesti mietittävä, mitä ja miten yksityiskohtaista tietoa todella tarvitaan. Tilastoinnin kannalta voi olla tarpeen luokitella asiat hyvin yksityiskohtaisesti. Ainakin asianosaisten ja usein myös heidän avustajiensa on vaikea löytää oikeaa luokitusta asialle ja väärän valinnan käyttäminen taas saattaa vääristää tilastoja. Luokittelun tulisi tapahtua pääasiassa viranomaisten toimesta.
Mietintöluonnoksessa esitetty asioiden käsittelyn ennakointi, suunnittelu ja käsittelyaikojen ennustaminen on asianosaisille hyödyllistä.
Helsingissä 26. helmikuuta 2010
SUOMEN ASIANAJAJALIITTO
Riitta Leppiniemi
Suomen Asianajajaliiton puheenjohtaja, asianajaja
LAATI
Asianajaja Kari Jaatinen, Asianajotoimisto Kari Jaatinen, Helsinki
Suomen Asianajajaliiton lausunnot valmistellaan oikeudellisissa asiantuntijaryhmissä, joiden toiminnassa on mukana noin 120 asianajajaa. Tämä lausunto on valmisteltu IT-valiokunnassa.